KI Telefondienste sehen auf der Preisseite gleich aus und unterscheiden sich in den Zeilen des Vertrags. Sechs Punkte zeigen, ob sich einer lohnt: wie Minuten gezählt werden, wem die Nummer gehört und wie leicht du wieder herauskommst.
Wie die Minuten gezählt werden
Fast jede Preisliste beginnt mit einem Paket Freiminuten. Frag drei Dinge, bevor du auf den Preis schaust: ob sekundengenau oder auf die volle Minute aufgerundet abgerechnet wird, was eine Minute über dem Paket kostet und ob auch zehn Sekunden kurze Fehlanrufe mitgezählt werden.
Zur Einordnung: ein Buchungsanruf dauert 40 bis 90 Sekunden, ein kleiner Betrieb liegt fast immer zwischen 100 und 300 Minuten im Monat. Rispondly bleibt bei einer festen Pauschale, Base 69,99 Euro und Pro 129,99 Euro im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer.
Wem die Nummer gehört
Deine Betriebsnummer steht auf Flyern, im Google Profil und im Telefonbuch jedes Stammkunden. Sei vorsichtig bei Anbietern, die sie für die Aktivierung auf ihren eigenen Namen übernehmen wollen: Willst du eines Tages wechseln, wird die Rückgabe zur Verhandlung statt zu einer Sache von zehn Minuten.
Der saubere Weg ist ein anderer: Die Leitung bleibt auf dich angemeldet, und die Weiterleitung richtest du selbst am Telefon ein, mit *21*NUMMER# für eine dauerhafte Umleitung. Kein Eigentumswechsel, kein Papierkram beim Betreiber, und der Beweis, dass ein Dienst deine Nummer nicht braucht, um zu arbeiten.
Wann ein Mensch abnehmen muss
Ein guter Dienst weiß, wann er nicht die richtige Stelle ist. Frag, wie die Übergabe an einen Menschen eingestellt wird: an welche Nummer der Anruf geht, in welchen Zeiten, und was passiert, wenn dort niemand abnimmt. Ohne feste Regel bleibt der Kunde mit einem ernsten Anliegen bei der Maschine.
Außerhalb der Öffnungszeiten gilt eine andere Regel: Der Assistent nimmt Name, Anliegen und Nummer auf und leitet sie an dich weiter. Frag, wie lange es dauert, bis diese Nachricht auf deinem Telefon liegt, denn ein Notfall, den du am nächsten Morgen liest, ist keiner mehr.
Sprachen und der eigene Testanruf
Die Sprachliste auf der Website zählt wenig, entscheidend ist, wer die Sprache mitten im Gespräch wechselt. Der Assistent von Rispondly beginnt auf Italienisch und spricht weiter in der Sprache des Anrufers, wenn dieser auf Englisch, Deutsch oder Französisch umsteigt, ohne Menü und ohne Tasten.
Und dann ruf selbst an. Lass dir eine Testnummer geben und telefoniere mitten im Betriebslärm: frag nach einem Preis, der nicht auf der Website steht, nach der Sonntagsöffnung, nach einer Leistung, die du nicht anbietest. Drei Minuten reichen, um ein Skript zu erkennen.
Wo die Daten liegen und was der Anrufer zuerst hört
Frag, wo Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden, wie lange und wer sie öffnen darf. Wer Daten deiner Kunden verarbeitet, muss einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO unterschreiben: ein Dokument zum Vertrag, keine mündliche Zusicherung am Telefon.
Werden Anrufe aufgezeichnet, muss der Anrufer es am Anfang erfahren, mit Zweck und Speicherdauer. Ab August 2026 verlangt der AI Act zusätzlich den Hinweis, dass am anderen Ende ein automatisches System spricht: gleich zu Beginn gesagt, nicht in den AGB versteckt.
Wie du wieder herauskommst
Lies das Ende des Vertrags vor dem Anfang: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, monatliche oder jährliche Vorauszahlung, Einrichtungsgebühren, die nicht zurückkommen. Ein Dienst, der funktioniert, muss dich nicht zwölf Monate binden.
Frag auch, was du am letzten Tag mitnimmst: Termine, Kontakte und Transkripte sollten sich als Datei exportieren lassen. Der Rest dauert zehn Sekunden, die Umleitung löschst du am Telefon mit ##21# oder ##61#.