Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Rispondly, Florenz, Italien. Kontakt: ciao@rispondly.com.

Dieser deutsche Text ist eine Übersetzung zur Information: verbindlich ist die italienische Fassung.

Verarbeitete Daten

Für unsere Kunden (die Betriebe): Firmen- und Rechnungsdaten, die angebundene Rufnummer sowie Preisliste und Öffnungszeiten, die zum Aufbau der Assistentin bereitgestellt werden.

Für Anrufende: die Rufnummer, das Gesprächsaudio während des Anrufs, die Abschrift des Gesprächs und die mündlich genannten Daten für die Terminbuchung (Name, Leistung, Tag, Uhrzeit, Telefon).

Für alle, die im Formular der Website ihre Nummer hinterlassen: Name, Name des Betriebs, Telefonnummer und, falls angegeben, Stadt und Branche. Wir nutzen sie nur, um dir auf WhatsApp zu schreiben und deine Fragen zu beantworten, auf deine Anfrage hin.

Für alle, die die Demo-Leitung ausprobieren: Wenn du während des Anrufs mündlich zustimmst, schreiben wir dir auf WhatsApp an die Nummer, von der du anrufst. Möglich sind zwei Nachrichten, jede nur mit deinem Ja: die Bestätigung des Probetermins und eine Nachricht mit der Frage, wie es gelaufen ist. Wenn du antwortest, lesen wir bei Rispondly deine Antwort. Weitere Nachrichten folgen nicht, und du kannst uns jederzeit bitten, deine Nummer zu löschen: Schreib an ciao@rispondly.com.

Zweck und Rechtsgrundlage

Betrieb des Dienstes, der Anrufe und schriftliche Nachrichten beantwortet und Termine bucht, im Auftrag des Kundenbetriebs (Erfüllung des Vertrags). Rispondly handelt als Auftragsverarbeiter für den Kundenbetrieb, der Verantwortlicher für die Daten seiner eigenen Kundschaft ist.

Anrufende werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einer virtuellen Assistentin sprechen.

Speicherdauer

Das Gesprächsaudio wird standardmäßig 30 Tage aufbewahrt. Jeder Kundenbetrieb kann 7, 30 oder 90 Tage wählen oder ganz auf die Aufzeichnung verzichten: nach Ablauf dieser Frist wird das Audio automatisch von unseren Servern gelöscht.

Abschriften, schriftliche Unterhaltungen, Buchungen und Nachrichten bleiben für die Vertragsdauer gespeichert. Nach der Kündigung werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Die im Formular der Website hinterlassenen Daten werden innerhalb von 12 Monaten gelöscht, wenn du kein Kunde wirst, oder früher, wenn du uns darum bittest.

Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb des Dienstes arbeiten wir mit ausgewählten Anbietern, die als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO benannt sind: Plattformen für Stimme und Transkription, Sprachmodelle für die schriftlichen Antworten, Anbieter von Telefonie und SMS, Messaging-Dienste für die Benachrichtigungen an die Inhaberin, Online-Kalender (nur wenn sie verbunden sind), E-Mail-Versanddienste und Serveranbieter.

Die Server des Dienstes stehen in Rechenzentren in der Europäischen Union, in Deutschland. Verarbeitet ein Anbieter Daten außerhalb der Union, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, außer bei Telegram für die Benachrichtigungen an die Inhaberin (siehe Schriftliche Unterhaltungen).

Die aktuelle Liste der Anbieter, mit Name, Zweck und Land, steht den Kundenbetrieben im Panel zur Verfügung und wird auf Anfrage an ciao@rispondly.com zugeschickt.

Daten aus Google Calendar

Wenn ein Kundenbetrieb seinen Google Calendar im Panel verbindet, bittet Rispondly um drei Berechtigungen: die Verfügbarkeit der Kalender zu sehen (calendar.events.freebusy), um zu wissen, wann der Betrieb schon belegt ist, die Liste der Kalender zu sehen (calendar.calendarlist.readonly), damit der Betrieb einen auswählen kann, und Termine anzulegen, zu ändern oder zu löschen (calendar.events), damit die von der Assistentin gebuchten Termine im Kalender stehen. Die Berechtigung, den Inhalt der Termine zu lesen, fragt Rispondly nicht an.

Aus dem Kalender lesen wir nur die belegten Zeiträume (Beginn und Ende) über die Frei/Belegt-Abfrage von Google sowie die Namen der Kalender, in die der Betrieb schreiben darf, damit er im Panel einen auswählen kann. Titel, Beschreibungen, Teilnehmer oder Orte der vorhandenen Termine lesen wir nicht.

Wir nutzen diese Daten nur, um Anrufern freie Zeiten anzubieten und den Kalender mit den Buchungen abzugleichen. Wir verkaufen sie nicht, nutzen sie nicht für Werbung, und niemand bei Rispondly liest sie, außer mit Einwilligung des Betriebs, aus Sicherheitsgründen oder wenn das Gesetz es verlangt.

Wer sie erhält. Während eines Anrufs werden die belegten Zeiträume des Tages, nach dem der Anrufer fragt, an den Anbieter übergeben, der die Sprachassistentin betreibt, damit sie sagen kann, welche Zeiten frei sind: ElevenLabs (Plattform für Sprachagenten), die für uns das Sprachmodell Google Gemini betreibt, oder OpenAI (Sprachmodell), je nach Leitung. Sie erhalten nur diese Anfangs- und Endzeiten, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, bewahren sie in den Gesprächsprotokollen höchstens 30 Tage auf und nutzen sie nicht zum Training ihrer Modelle. Das verschlüsselte Zugriffstoken liegt auf unseren Servern bei netcup in Deutschland. An niemanden sonst übermitteln oder offenbaren wir Google-Nutzerdaten, außer wenn das Gesetz es verlangt.

Wie wir sie schützen. Das Zugriffstoken ist mit AES-256-GCM verschlüsselt, der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank, und das Token wird nie an den Browser gesendet. Jede Verbindung, zu Google, zu unseren Servern und zu den Anbietern, ist mit TLS verschlüsselt. Die belegten Zeiträume bleiben nur für die Dauer des Anrufs im Arbeitsspeicher und werden nicht in unserer Datenbank gespeichert. Im Panel sieht jeder Betrieb nur seine eigenen Daten, und Zugang zu den Servern hat nur der Administrator von Rispondly.

Künstliche Intelligenz. Daten, die über Google Workspace APIs bezogen werden, ob roh, aggregiert, anonymisiert oder abgeleitet, werden nicht genutzt, um allgemeine oder nicht personalisierte Modelle der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren, weder von Rispondly noch von den oben genannten Anbietern.

Der Betrieb kann den Kalender jederzeit im Panel trennen (Einstellungen, Kalender), dann löschen wir auch das Token, oder den Zugriff unter myaccount.google.com/permissions widerrufen: ab dann können wir nichts mehr lesen.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Rispondly von Google APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Richtlinie zu Nutzerdaten für Google API-Dienste, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung.

Schriftliche Unterhaltungen: Website-Chat, Instagram und Messenger

Ein Kundenbetrieb kann die virtuelle Assistentin auch für schriftliche Nachrichten einschalten: im Chat auf der Website des Betriebs, in den Direktnachrichten seines Instagram-Professional-Kontos und in den Messenger-Nachrichten seiner Facebook-Seite. Die Assistentin antwortet im Namen des Betriebs. Für diese Unterhaltungen ist der Betrieb, dem du schreibst, der Verantwortliche, und Rispondly verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter (Artikel 28 DSGVO), nur für den Betrieb des Dienstes und nach den Weisungen des Betriebs. Wenn du Rispondly selbst schreibst, zum Beispiel dem Instagram-Konto @rispondly oder der Facebook-Seite von Rispondly, ist Rispondly der Verantwortliche.

Website-Chat. Wir speichern die Nachrichten, die Seite, von der aus du geschrieben hast, und einen zufälligen Code, der die Unterhaltung kennzeichnet. Der Code entsteht, wenn du deine erste Nachricht sendest, und dein Browser hält ihn nur im Sitzungsspeicher des Tabs (sessionStorage): keine Cookies und kein dauerhafter Browserspeicher. Im selben Sitzungsspeicher merkt sich der Chat auch, ob sein Fenster offen war, und die erste fremde Website, über die du gekommen bist; diese wird uns erst mit deiner ersten Nachricht geschickt. Namen und Telefonnummer speichern wir nur, wenn du sie selbst schreibst, zum Beispiel für eine Buchung. Während du tippst, sieht die Inhaberin, dass du schreibst, aber nicht den Text, bevor du ihn sendest.

Nach deiner ersten Nachricht speichern wir außerdem, damit der Betrieb weiß, mit wem er spricht: die Seiten der Website, die du während des Chats öffnest (Adresse ohne Parameter und Titel, die letzten zehn), die erste fremde Website, über die du gekommen bist (Adresse ohne Parameter), Sprache und Zeitzone des Browsers, eine grobe Klasse der Bildschirmbreite (klein, mittel oder groß), die Geräteart, Browser und Betriebssystem aus dem User-Agent-Header, ungefähres Land und ungefähre Stadt sowie deine IP-Adresse, teilweise unkenntlich gemacht (bei IPv4 ohne die letzte Zahl, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit). Land und Stadt werden aus der IP-Adresse mit einer Datenbank auf unseren eigenen Servern ermittelt (IP Geolocation by DB-IP): Die Adresse wird an niemanden geschickt. Vor deiner ersten Nachricht speichern wir nichts davon, und wir verwenden kein Geräte-Fingerprinting. Die vollständige IP-Adresse wird nicht mit der Unterhaltung gespeichert: Sie bleibt einige Minuten im Arbeitsspeicher für die Grenzen gegen Missbrauch und wird nur dann im Sicherheitsprotokoll vermerkt, wenn eine Anfrage diese Grenzen überschreitet.

Instagram. Wir speichern die Kennung, die Instagram dir für dieses Konto zuweist, den Namen, den Benutzernamen und das Profilbild, die Instagram uns mitteilt, und die Nachrichten der Unterhaltung, auch die, die die Inhaberin direkt in der Instagram-App schreibt. Die Inhaberin sieht Namen und Bild im Panel, mit einem Link zu deinem Instagram-Profil.

Messenger. Wir speichern die Kennung, die Messenger dir für diese Seite zuweist, Vornamen, Nachnamen und Profilbild, die Facebook uns mitteilt, und die Nachrichten der Unterhaltung, auch die, die die Inhaberin aus dem Postfach der Seite schreibt. Die Inhaberin sieht Namen und Bild im Panel.

Für die Verbindung mit Instagram oder Messenger speichern wir Kennung und Namen des Kontos oder der Seite des Betriebs und ein Zugriffstoken, verschlüsselt mit AES-256-GCM.

Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Sticker, geteilte Beiträge und Erwähnungen in Storys, die du schickst, werden nicht heruntergeladen, und die Assistentin sieht sie nicht: In der Unterhaltung bleibt nur eine Zeile, dass du so etwas geschickt hast, damit die Inhaberin es sich in der App ansehen kann.

Wenn du während der Unterhaltung einen Termin buchst oder eine Nachricht für die Inhaberin hinterlässt, speichert die Assistentin den Termin oder die Nachricht mit dem Namen und der Telefonnummer, die du geschrieben hast, und die Unterhaltung wird mit der Kundenkarte verknüpft, die der Betrieb zu dieser Nummer führt. Ist die Nummer eine italienische Mobilnummer, kannst du per SMS die Terminbestätigung, eine Erinnerung am Vorabend und eine Nachricht erhalten, falls der Termin verschoben oder abgesagt wird.

Bevor du schreibst, sagt das Fenster des Website-Chats, dass du mit einer virtuellen Assistentin auf Basis künstlicher Intelligenz schreibst und nicht mit einem Menschen; auf Instagram und Messenger sagt es die erste Nachricht der Assistentin. Die Inhaberin kann jede Unterhaltung lesen und jederzeit selbst antworten. Übernimmt sie eine Unterhaltung und antwortet nicht innerhalb von 5 Minuten, antwortet wieder die Assistentin.

Benachrichtigungen an die Inhaberin. Je nach den Einstellungen des Betriebs erhält die Inhaberin eine Benachrichtigung auf WhatsApp, auf Telegram oder per E-Mail, wenn die Assistentin einen Termin oder eine Nachricht speichert, wenn du mit einem Menschen sprechen möchtest, wenn du in einer Unterhaltung schreibst, die sie selbst führt, und, wenn sie das gewählt hat, bei jedem neuen Chat. Die Benachrichtigung enthält deinen Namen oder Benutzernamen, deine Telefonnummer, falls du sie geschrieben hast, einen Auszug aus dem, was du geschrieben hast, oder die Termindaten, und den Link zur Unterhaltung im Panel.

Empfänger. Der Text der Unterhaltung, mit deinem Namen und deiner Telefonnummer, falls wir sie kennen, wird an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.) geschickt, um die Antwort zu schreiben (Verarbeitung in der Europäischen Union und in den Vereinigten Staaten, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln); OpenAI nutzt diese Daten nicht zum Training seiner Modelle. Die besuchten Seiten, dein Gerät und dein ungefährer Standort werden nicht an OpenAI geschickt. Nachrichten auf Instagram und Messenger laufen über die Plattformen der Meta Platforms Ireland Ltd., die sie nach ihren eigenen Bedingungen und ihrer eigenen Datenschutzrichtlinie verarbeitet. Benachrichtigungen an die Inhaberin laufen über WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.), Telegram oder Resend (E-Mail), SMS über Twilio. Benachrichtigungen laufen nur dann über Telegram, wenn die Inhaberin Telegram im Panel als Benachrichtigungskanal wählt. Telegram (Telegram Messenger Inc., außerhalb der Europäischen Union) unterzeichnet mit Betreibern von Bots keine Standardvertragsklauseln: Für diesen Kanal beruht die Übermittlung auf der Wahl des Betriebs. Wenn du möchtest, kannst du den Betrieb bitten, die Benachrichtigungen auf WhatsApp oder per E-Mail zu erhalten. Die Unterhaltungen werden auf unseren Servern bei netcup in Deutschland gespeichert.

Speicherdauer. Unterhaltungen bleiben für die Dauer des Vertrags zwischen Rispondly und dem Betrieb gespeichert und werden innerhalb von 30 Tagen nach dessen Ende gelöscht. Vorher kann der Betrieb sie im Panel löschen oder Rispondly um die Löschung bitten. Auf Instagram und Messenger bleibt eine Kopie der Unterhaltung in jedem Fall in der App von Meta, nach den Regeln von Meta.

Deine Rechte. Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung kannst du dich an den Betrieb wenden, dem du geschrieben hast, oder an ciao@rispondly.com; wir leiten die Anfrage an den Betrieb weiter. Trennt der Betrieb Instagram oder Messenger im Panel, wird das Zugriffstoken sofort gelöscht. Entfernt die Person, die das Konto verbunden hat, die App Rispondly in den Einstellungen von Instagram oder Facebook, wird die Verbindung abgeschaltet und das Token gelöscht. Schickt diese Person über Meta eine Anfrage zur Datenlöschung, löschen wir die Verbindung und alle ihre Unterhaltungen, und unsere Antwort an Meta enthält die Adresse, unter der der Stand der Anfrage abgerufen werden kann. Termine und Nachrichten für die Inhaberin, die aus diesen Unterhaltungen entstanden sind, bleiben beim Betrieb, der dafür verantwortlich ist.

Virtuelle Assistentin

Zu Beginn jedes Anrufs erklärt die Assistentin, dass sie eine virtuelle Assistentin des Betriebs ist. Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.

Die Assistentin fragt nie nach Symptomen, Diagnosen oder medizinischen Unterlagen und verarbeitet keine Zahlungsdaten.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Export oder Löschung Ihrer Daten verlangen, indem Sie an ciao@rispondly.com schreiben. Sie haben außerdem das Recht, sich bei der italienischen Datenschutzbehörde zu beschweren.

Cookies

Diese Website setzt keine Profiling-Cookies. Das einzige technische Cookie ist das für die Sprachwahl notwendige.

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