Ein Termin geht zwischen dem gesprochenen Satz und der Zeile im Kalender verloren. Fünf Felder, die richtige Reihenfolge der Fragen, ein Abstand zwischen zwei Terminen und eine schriftliche Bestätigung reichen, damit nichts mehr verschwindet.
Die fünf Felder, auf die es ankommt
Eine vollständige Buchung passt in fünf Felder: Name, Telefonnummer, gewünschte Leistung, Tag und Uhrzeit sowie eine freie Notiz. Die Notiz rettet den Tag: zum ersten Mal hier, Kundin von Marco, kleiner Hund, kommt um sieben direkt von der Arbeit. Alles andere ist Gespräch.
Lies die Nummer vor dem Auflegen laut Ziffer für Ziffer zurück. Mit einer falschen Ziffer kannst du keine Verspätung ankündigen, die Erinnerung kommt nie an, und wenn jemand nicht erscheint, erfährst du den Grund nie.
Die Reihenfolge der Fragen
Frag zuerst nach der Leistung, nicht nach dem Tag: Die Leistung entscheidet, wie lang der Termin wird und welche Lücken du anbieten kannst. Dann nenne zwei genaue Möglichkeiten, Donnerstag um drei oder Freitag um zehn, statt die Frage offen zu lassen. Name und Nummer kommen zum Schluss.
In dieser Reihenfolge ist eine Buchung in weniger als einer Minute erledigt, ohne Pausen beim Blättern im Kalender. Der Anrufer hört, dass das Gespräch ein Ziel hat, und du musst es nicht von vorn beginnen.
Der Abstand zwischen zwei Terminen
Der häufigste Grund, warum ein Kalender kippt, ist nicht der verspätete Kunde, sondern der zu kurz eingetragene Termin. Föhnen dauert vierzig Minuten, Farbe mit Waschen neunzig, ein großer Hund doppelt so lang wie ein Pudel. Trag die echte Dauer ein, nicht die erhoffte.
Lass danach fünf bis zehn Minuten frei, um den Platz zu reinigen, zu kassieren und zu verabschieden. Das sind zwanzig Minuten an einem Achtstundentag, und sie verhindern den Dominoeffekt, der dich um sechs Uhr abends eine halbe Stunde hinterherhinken lässt.
Die schriftliche Bestätigung innerhalb einer Minute
Schick die Bestätigung, solange der Kunde das Telefon noch in der Hand hat: Tag, Uhrzeit, Leistung, Adresse und, wo es hilft, der ungefähre Preis. Eine Nachricht über WhatsApp kostet nichts und macht aus einer mündlichen Absprache etwas Schriftliches, das keiner auf seine Art erinnert.
Ergänze immer eine Zeile zum Verschieben: Wenn es nicht klappt, schreib mir hier. Ein einfacher Ausweg macht aus einem leeren Platz einen Termin, der zwei Tage später stattfindet.
Ein Kalender, nicht drei
Wenn Buchungen im Heft an der Kasse, in den Nachrichten auf dem privaten Handy und im Kopf der Kollegin von gestern stehen, kommen früher oder später zwei Kunden zur selben Uhrzeit. Ein einziger gemeinsamer Kalender auf allen Telefonen erledigt das an einem Tag.
Google Kalender reicht: ein Kalender pro Platz oder pro Person, der Name des Kunden im Titel, die Nummer in der Beschreibung. Wer morgens aufsperrt, sieht sofort, wer wann kommt, auch wenn du nicht da bist.
Die Anrufe, die kommen, wenn die Hände voll sind
Anrufe kommen genau dann, wenn du nicht abnehmen kannst: am Waschbecken, in der Kabine, mit der laufenden Bohrmaschine. Das sind dieselben Stunden, in denen Leute buchen, also ist es kein seltener Zwischenfall: so läuft der Tag normalerweise.
Der Assistent von Rispondly nimmt vierundzwanzig Stunden am Tag für dich ab, sagt sofort, dass er ein virtueller Assistent ist, stellt die Fragen in dieser Reihenfolge und schreibt den Termin nach WhatsApp und in den Google Kalender. Der Tarif Base kostet 69,99 Euro im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, der erste Monat ist für die ersten zehn Betriebe frei.